3-2-1-backup, och varför den enda kopian ni har inte räknas
Alla jag träffar har en backup. Frågar jag när den senast testades blir det tyst.
Det är inte slarv. Backup är en av få saker i IT där man aldrig får bekräftat att det fungerar förrän dagen det är för sent. Fram till dess ser en trasig backup exakt likadan ut som en fungerande. Samma gröna bock, samma mejl varje natt, samma känsla av att det är löst.
3-2-1-regeln finns för att göra den skillnaden synlig i förväg.
Regeln
Tre kopior av datan. Originalet plus två backuper.
På två olika medietyper. Servern och en NAS. Molnet och en extern disk. Poängen är att samma fel inte ska kunna slå ut båda.
Varav en på annan plats. Utanför lokalen, utanför brandcellen, och helst utanför räckhåll för det som drabbar kontoret.
Regeln är trettio år gammal och har överlevt för att den beskriver risker, inte produkter. Den fungerar lika bra på ett bokföringsprogram från 1998 som på Microsoft 365.
Vad varje siffra faktiskt skyddar mot
Det är först när man sätter namn på scenarierna som regeln blir begriplig.
Tre kopior skyddar mot att en backup visar sig vara trasig. Det händer oftare än folk tror, och det upptäcks nästan alltid vid återläsning, alltså i det ögonblick man som minst vill ha en överraskning.
Två medietyper skyddar mot att ett fel drabbar en hel teknik.
En kopia på annan plats skyddar mot brand, inbrott, vattenläcka, och mot ransomware som medvetet letar upp och krypterar nätverksanslutna backuper innan det ger sig på servern. Det sista är den vanligaste orsaken idag, och det är också skälet till att formuleringen har skärpts genom åren. Kopian ska inte bara stå någon annanstans, den ska vara oåtkomlig från nätverket.
Det som gör ransomware till ett eget problem
Traditionell backup utgår från att data försvinner. Ransomware utgår från att data finns kvar men är oläslig, och att angriparen har haft tid att titta sig omkring först.
Det spelar roll på två sätt. Dels letar moderna angrepp aktivt efter backuper och krypterar dem först, eftersom en fungerande backup är det enda som gör att offret inte betalar. Dels ligger de ofta kvar i systemet i veckor innan de slår till, vilket betyder att era senaste backuper kan innehålla angriparen.
Därför räcker det inte med att ha en kopia utanför huset. Ni behöver också kunna gå tillbaka längre än några dagar, och kopian behöver vara skrivskyddad eller på annat sätt oåtkomlig för den som är inne på nätverket.
Att Microsoft 365 inte är en backup
Det här är det vanligaste missförståndet vi möter, och det är värt att vara obehagligt tydlig med.
Microsoft ansvarar för att tjänsten fungerar, inte för ert innehåll. Raderas något och tiden i papperskorgen går ut, är det borta. Krypterar ransomware filerna i er OneDrive synkroniseras krypteringen glatt upp till molnet, eftersom synkning inte har någon åsikt om innehållet.
Papperskorg och versionshistorik hjälper mot misstag, som vi gick igenom i Microsoft 365-serien, och de är utmärkta på det. Men de har fasta tidsfönster, de går inte att låsa mot en angripare som kommit in med rätt lösenord, och de täcker inte allt.
Vad ni faktiskt behöver täcka
Listan blir längre än de flesta räknat med när man skriver ner den.
Filerna är det uppenbara. Sedan kommer e-post, som ofta glöms för att den känns som en tjänst snarare än data. Därefter ekonomisystemet, som kan ligga hos en leverantör med sina egna rutiner som ingen hos er läst. Sist kommer det som inte är data alls: konfigurationen i brandväggen, inställningarna i era system, listan över vilka konton som finns.
Skriv listan innan ni väljer verktyg. Annars köper ni en lösning som täcker det ni redan tänkte på.
Kravet som gör hela skillnaden
Bestäm hur mycket ni får förlora och hur länge ni får stå stilla, i timmar, uttryckt i en siffra.
De två svaren avgör allt annat. Får ni förlora en arbetsdag räcker en nattlig backup. Får ni förlora en timme behövs något helt annat. Får ni stå stilla i tre dagar går det att läsa tillbaka från en extern disk. Får ni stå stilla i fyra timmar behöver ni ha testat exakt hur det går till.
De flesta har aldrig satt siffrorna, och köper därför en backup som är antingen för dyr eller för långsam, utan att veta vilket.
Tre fel vi ser om och om igen
Backupen körs mot samma inloggning som allt annat. Kommer någon in på det kontot når de både data och backup. Backupen ska ha egna uppgifter som ingen använder till något annat.
Ingen läser mejlen från backupsystemet. De kommer varje natt, de blir tapet, och den natten det står "misslyckades" ser ingen det. En kund hade nio månaders trasiga backuper med daglig rapport i inkorgen hela tiden.
Ingen vet hur återläsningen går till. Det finns en backup, men den person som satte upp den har slutat. Skriv ner stegen, på papper, och lägg dem där någon hittar dem när systemen är nere.
Nästa steg
Den korta praktiska genomgången av hur ni sätter upp det finns i guiden 3-2-1-backupregeln, enkelt förklarad.
Och gör en sak den här veckan: återläs en fil från er backup. Inte hela systemet, bara en fil.
Det tar tio minuter och är skillnaden mellan att ha en backup och att tro att ni har en. Sätt sedan en påminnelse att göra om det varje kvartal, för en backup som fungerade i mars säger ingenting om oktober.
Nästa del: lösenord, och varför det inte hjälper att välja ett bra om det används på tio ställen.
Andra delar i den här serien:
- 3-2-1-backup (den här artikeln)
- Lösenordshanterare
- MFA
- Phishing
- Misstänkt länk
- Gamla användarkonton
- När en anställd slutar
- Admin-konton