När en anställd slutar, checklistan för samma dag
De flesta som slutar gör det utan dramatik, och därför blir avslutet slarvigt. Kontot stängs "när vi hinner", filerna ligger kvar, och tre månader senare vet ingen vad som var vad.
Sedan finns de avslut som inte är trevliga. Det är för dem rutinen finns, men det är genom att köra den varje gång som den fungerar när det gäller.
Samma dag
Blockera inloggningen. Inte radera. Blockera, så att kontot slutar fungera direkt men innehållet finns kvar.
Logga ut alla aktiva sessioner. Ett blockerat konto kan ha öppna sessioner i en telefon eller webbläsare som fortsätter fungera i timmar. Det här steget missas nästan alltid.
Ta bort MFA-metoderna. Deras telefon ska inte kunna godkänna någonting längre.
Stäng av mobilenheter. Har ni Intune eller motsvarande, ta bort företagsdatan från deras telefon.
Byt lösenord på delade konton som personen kände till, av skälen vi gick igenom i gamla användarkonton.
Inom en vecka
Sätt vidarebefordran eller ett autosvar på mejlen, till chefen eller den som tar över, så att kunder inte hamnar i tomma intet.
Gå igenom deras OneDrive och flytta det som hör företaget till. Det här är det steg som gör mest skillnad, och det är precis den situation som gjorde var filen ska ligga till första delen i M365-serien. En OneDrive raderas som standard 30 dagar efter att kontot tas bort. Ligger företagets kundunderlag där är det borta då.
Kontrollera vad de delat ut, enligt Så ser du vem som har tillgång till en fil. Delningar de skapat fortsätter fungera även när deras eget konto är stängt.
Samla in datorn, telefonen, nycklar och passerkort. Ta bort dem ur system som inte hänger ihop med Microsoft 365: ekonomisystemet, VPN, brandväggen, webbhotellet.
Efter en månad eller två
Konvertera brevlådan till en delad brevlåda om ni behöver historiken, den kostar då ingen licens. Radera kontot när ni är säkra på att inget saknas. Frigör licensen.
Varför just samma dag
En ansvarig person, en lista, och att den körs i samma stund som beskedet kommer.
En kund hade en säljare som slutade i osämja. Kontot stängdes tre dagar senare, för att det var fredag. Under de dagarna laddades hela kundregistret ner. Det var inte tekniken som brast, det var att ingen hade en lista att följa när det var obekvämt.
Nästa del: admin-konton, och varför ingen ska läsa mejl med sitt.
Andra delar i den här serien:
- 3-2-1-backup
- Lösenordshanterare
- MFA
- Phishing
- Misstänkt länk
- Gamla användarkonton
- När en anställd slutar (den här artikeln)
- Admin-konton