Var ska jag spara filen, OneDrive, Teams eller SharePoint?

Det här är den fråga jag får oftast hos nya kunder, och nästan alltid för sent. Någon har redan sparat offerten på skrivbordet, någon annan har mejlat den till sig själv, och en tredje har lagt den i en Teams-chatt. Sedan slutar den personen och ingen hittar filen.

Svaret är enklare än de flesta tror, för i praktiken är alla tre samma sak.

De är samma lagring med olika dörr in

OneDrive, Teams och SharePoint använder samma underliggande lagring. Ett Teams-team har alltid en SharePoint-plats bakom sig. Fliken "Filer" i en Teams-kanal är ingenting annat än en mapp på den platsen, och öppnar ni den i webbläsaren och klickar "Öppna i SharePoint" hamnar ni i exakt samma mapp med ett annat gränssnitt runt omkring.

OneDrive är din egen SharePoint-yta, fast bara du har nyckeln från start.

Det betyder att frågan aldrig handlar om teknik. Prestandan är densamma, versionshanteringen är densamma, sökningen är densamma. Det enda som skiljer är vem som kommer åt filen och vad som händer med den över tid.

Den insikten är värd att stanna vid, för den tar bort en hel kategori av diskussioner. Ingen behöver längre argumentera för att Teams är "snabbare" eller att SharePoint är "för avancerat". De är samma lagring.

Regeln vi ger alla våra kunder

OneDrive är ditt skrivbord. Utkast, anteckningar, saker du håller på med. Underlaget du håller på att sammanställa men inte är klar med. Om filen försvann i natt och ingen annan skulle märka det, hör den hemma här.

Teams är där arbetet pågår. Filer som ett team jobbar med tillsammans, just nu. Offerten som tre personer skriver på, projektplanen som diskuteras på måndagsmötet, checklistan inför en leverans. Kännetecknet är att det finns en pågående diskussion runt filen.

SharePoint är arkivet och det gemensamma. Personalhandboken, mallar, avtal, försäkringsbrev, allt som ska ligga kvar och hittas om två år av någon som inte var med när det skapades. Här är det viktigare att strukturen är begriplig än att den är bekväm för den som skapar filen idag.

Testet som avgör i praktiken

Gränsen mellan de tre är sällan självklar i stunden. Därför brukar vi ge kunder en enda fråga att ställa sig, och den fungerar förvånansvärt bra.

Frågan är bra för att den flyttar fokus från teknik till konsekvens. Ingen behöver veta vad en SharePoint-plats är för att kunna svara på om en kollega skulle behöva filen nästa vecka.

Den fångar också det vanligaste felet. Folk sparar i OneDrive för att det är minst antal klick, inte för att filen hör hemma där. Frågan gör den bekvämligheten synlig.

Varför det spelar roll när någon slutar

Det här är den del som brukar få folk att faktiskt ändra beteende, för konsekvensen är konkret och den är slutgiltig.

När en anställd lämnar företaget raderas deras OneDrive efter en bestämd tid. Standardinställningen är 30 dagar efter att kontot tagits bort, sedan är innehållet borta. Tiden går att förlänga, men bara om någon vet att den finns och gör något åt saken innan den löper ut.

Vi har varit med om att en kund förlorade fyra års kundunderlag på exakt det sättet. Säljaren hade sparat allt i sin egen OneDrive, kontot städades bort på rutin när licensen skulle frigöras, och ingen tänkte på saken förrän två månader senare när någon skulle följa upp en gammal affär. Då fanns det ingenting att hämta tillbaka.

Filer i Teams och SharePoint ägs av företaget, inte av personen. De påverkas inte alls av att någon slutar. Det är hela skillnaden, och den kostar ingenting att utnyttja.

Rutinen för vad som faktiskt ska göras den dagen någon slutar tar vi i När en anställd slutar, men den rutinen blir enkel först om filerna ligger rätt från början.

Två invändningar vi alltid får

"Men det går ju snabbare att spara lokalt." Det stämmer, och det är därför regeln behöver vara enkel nog att komma ihåg. En regel som kräver att man tänker efter i tio sekunder följs. En som kräver att man förstår behörighetsmodellen följs inte.

"Vi har ju backup." Backup skyddar mot att något går sönder. Den skyddar sällan mot att en fil ligger på ett ställe där ingen letar. Vi återkommer till vad backup faktiskt gör i 3-2-1-backup, men det korta svaret är att en backup av fel plats inte hjälper någon.

Det du kan göra idag

Bestäm regeln, skriv ner den på en halv A4, och säg den högt på ett möte. Den behöver inte vara vår regel. Den behöver bara vara en regel som alla känner till, och den behöver vara kort nog att någon kan återge den i efterhand.

Gå sedan igenom era viktigaste dokument, de tio som verkligen skulle göra ont att förlora, och kontrollera var de faktiskt ligger. Erfarenheten säger att minst ett av dem ligger fel, och att det oftast är ett av de fem viktigaste.

Sist, titta på vem som faktiskt kommer åt de tio filerna. Det är en egen övning som vi går igenom i Så ser du vem som har tillgång till en fil, och den brukar ge minst en obehaglig överraskning.

Nästa del: så delar du en fil utan att tappa kontrollen över vem som kan öppna den.

---

Andra delar i den här serien:

1. Var ska jag spara filen? (den här artikeln)
2. Så delar du en fil säkert
3. "Alla med länken", vad betyder det?
4. Så återställer du en raderad fil
5. Så återställer du en gammal version
6. Så ser du vem som har tillgång till en fil