"Alla med länken", vad betyder det egentligen?
"Alla med länken" betyder precis vad det står, och det är där problemet ligger.
Länken kräver ingen inloggning. Den bryr sig inte om vem du är. Den fungerar för vem som helst som råkar ha den, oavsett om personen jobbar hos er, hos en kund, eller inte har med saken att göra alls. Den fungerar i en privat webbläsare, från en telefon i ett annat land, klockan tre på natten.
Så länge länken existerar är filen i praktiken publicerad. Skillnaden mot att lägga upp den på er hemsida är bara att adressen är svårare att gissa.
Varför den ändå används hela tiden
För att den alltid fungerar. Det är hela förklaringen.
Delar ni med specifika personer måste mottagaren logga in, och ibland krånglar det. De har fel konto aktivt, de sitter hos en kund utan Microsoft-konto, eller så hamnar engångskoden i skräpposten. Då hör de av sig och säger att länken inte funkar, och den som delade får en irriterad stund.
Väljer ni "alla med länken" hör ingen av sig.
Det är därför den sprider sig. Inte av slarv, utan för att den är den enda varianten som aldrig ger dig ett mejl tillbaka. Den som delar får omedelbar belöning, och kostnaden dyker upp någon annanstans, långt senare, hos någon annan.
Skillnaden i praktiken
Det är den sista kolumnen som gör skillnaden. En länk som inte överlever vidarebefordran har en naturlig gräns. En som gör det har ingen gräns alls.
Vad som faktiskt går fel
Länkar vidarebefordras. En kund delade ett löneunderlag med "alla med länken" till sin redovisningskonsult, som vidarebefordrade mejlet till en kollega, som svarade alla i en tråd där en extern part fanns med. Ingen gjorde något konstigt. Ändå hade fyra personer utanför företaget tillgång till löner för samtliga anställda, och ingen av dem behövde ens logga in.
Länkar hamnar också i chattar, i mötesanteckningar och i dokument som i sin tur delas vidare. De överlever anställningar. De slutar inte fungera för att någon slutar, vilket gör dem till en spegelbild av problemet i gamla användarkonton: något som fungerar långt efter att skälet försvunnit.
Det som gör det svårt att upptäcka är att ingenting går sönder. En läckt länk ser exakt likadan ut som en fungerande, ända tills någon råkar nämna att de sett något de inte borde.
Sökmotorer och andra missförstånd
Två frågor kommer alltid upp när vi går igenom det här, och båda förtjänar ett rakt svar.
"Kan Google hitta filen?" Inte av sig själv. Länkarna är långa och slumpmässiga, och de finns inte länkade någonstans som en sökmotor kan följa. Men hamnar länken i ett offentligt forum, i en publik Trello-tavla eller i ett dokument som senare publiceras, då kan den indexeras. Risken är inte att någon gissar adressen, risken är att adressen läcker ut i klartext.
"Ser vi i alla fall vilka som öppnat den?" Nej, inte på ett användbart sätt. Just för att ingen loggar in finns det ingen identitet att logga. Ni ser att filen öppnats, inte av vem. Det är precis den information ni skulle behöva den dagen något gått fel.
När den är rimlig att använda
Det finns lägen där den är rätt val, och det är värt att säga tydligt så att regeln går att följa.
En publik prislista. En broschyr. En bruksanvisning. Ett formulär som ska kunna fyllas i av vem som helst. Kort sagt: sådant där spridning är poängen, inte risken.
Regeln blir därför enkel att komma ihåg: om ni skulle vara obekväma med att innehållet låg öppet på er hemsida, ska det inte delas med "alla med länken".
Två saker som mjukar upp det
Om ni ändå behöver använda den, gör den mindre farlig.
Sätt utgångsdatum. En länk som slutar fungera om två veckor kan bara läcka i två veckor.
Sätt lösenord på länken. Då krävs ingen inloggning, men mottagaren behöver ett lösenord ni skickar separat, gärna på ett annat sätt än länken. Det bevarar bekvämligheten och tar bort det värsta.
Båda finns i samma delningsruta, under samma knapp som räckvidden.
Gör det här nu
Öppna OneDrive på webben, klicka på Delad i vänstermenyn och titta igenom listan.
De flesta blir förvånade över hur mycket som ligger där, och hur gammalt en del av det är. Ta bort det som inte längre behövs. Ni behöver inte fråga någon om lov, och ingen meddelas när ni gör det.
Det tar tio minuter och är den enskilt mest värdefulla kvarten ni kan lägga på er informationssäkerhet i år. Vill ni gå vidare därifrån är Så ser du vem som har tillgång till en fil nästa steg.
Vad ni bör sätta som standard
Den som administrerar er Microsoft 365 bestämmer vad delningsrutan föreslår från början, och den inställningen gör mer nytta än någon utbildningsinsats.
Sätt standardvalet till specifika personer. Då hamnar den snävaste varianten överst, och den som verkligen behöver en öppen länk får aktivt välja den. Det ändrar inte vad som är möjligt, bara vad som händer när någon har bråttom.
Vår erfarenhet är att det ensamt tar bort de flesta oavsiktliga öppna delningarna, eftersom nästan ingen av dem var ett medvetet val från början.
Nästa del: så får du tillbaka en fil som någon har raderat.
Andra delar i den här serien:
- Var ska jag spara filen?
- Så delar du en fil säkert
- "Alla med länken", vad betyder det? (den här artikeln)
- Så återställer du en raderad fil
- Så återställer du en gammal version
- Så ser du vem som har tillgång till en fil